Politique de confidentialité de Kira Talent

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Introduction

Kira Talent Inc. (« Kira Talent », « nous », « nos » ou « notre » et d’autres termes ayant un sens similaire), s’engage à respecter votre (« vous », « vos » ou « votre ») vie privée. Dans la présente politique de confidentialité, « vous », « vos » ou « votre » désigne un utilisateur (défini ci-après sous l’intitulé « portée ») âgé de 18 ans ou plus ou un parent ou le tuteur légal d’un utilisateur âgé de moins de 18 ans.

Nous reconnaissons le fait que les adultes et les enfants qui utilisent nos services (définis dans nos Conditions générales disponibles à l’adresse www.kiratalent.com/terms-fr/) ont des préoccupations quant à la façon dont nous collectons, utilisons ou divulguons les renseignements personnels qu’ils nous confient. PARENTS ET TUTEURS LÉGAUX : Veuillez consulter ci-après l’intitulé « Enfants de moins de 13 ans » pour de plus amples renseignements concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels de ces enfants. Les « renseignements personnels » sont des renseignements qui identifient ou qui peuvent identifier une personne notamment tout renseignement qui nous a été fourni par vous ou par vos utilisateurs lorsque vous faites appel à nos services.

Nous nous engageons à ne pas transférer, distribuer, divulguer, louer ou vendre vos renseignements personnels à des tiers, sauf dispositions contraires dans la présente politique (la « Politique de confidentialité ») ou si vous y avez expressément consenti.

Kira Talent a élaboré des politiques et des procédures conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et d’autres lois pertinentes sur la protection des renseignements personnels.

En utilisant (le terme « utilisation » désigne « l’accès ou l’utilisation » dans la Politique de confidentialité) notre site Web à l’adresse www.kiratalent.com (le « site Web »), notre plateforme (la « plateforme ») ou d’autres services que nous pouvons fournir (dans l’ensemble, les « autres services » et conjointement avec le site Web et la plateforme, les « services »), vous consentez expressément à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité. La Politique de confidentialité est intégrée par renvoi à nos conditions générales  à l’adresse www.kiratalent.com/terms-fr/ (nos « Conditions générales ») et y est assujettie.

Portée

La présente Politique de confidentialité s’applique à tous les renseignements personnels collectés, utilisés ou divulgués par Kira Talent auprès de ses utilisateurs finaux, soit : i) les postulants qui présentent une demande par l’entremise de la plateforme à une organisation (c.-à-d. entreprise commerciale, établissement d’enseignement ou organisation bénévole) (les « candidats ») qui recrute ou évalue des postulants (individuellement, une « organisation ») par l’entremise de la plateforme, ii) tout autre utilisateur final qui utilise notre site Web et les autres services, directement ou indirectement, ainsi que les représentants individuels des organisations qui utilisent la plateforme (ces candidats et d’autres utilisateurs finaux sont désignés dans l’ensemble comme « utilisateurs »). La politique s’applique également à la gestion des renseignements personnels, qu’ils soient sous forme verbale, électronique ou écrite.

Responsabilité

Kira Talent est responsable des renseignements personnels qu’elle détient et qu’elle gère. Nous avons désigné à cet égard un agent de la protection de la vie privée qui est responsable de veiller à ce que nous respections la présente Politique de confidentialité et la législation sur la protection des renseignements personnels.

Renseignements que nous collectons

a. Renseignements confidentiels

Les renseignements confidentiels que nous collectons comprennent, sans toutefois s’y limiter  :

  • Les renseignements contenus dans le compte et le profil de compte des représentants des organisations utilisant la plateforme notamment le courrier électronique, le prénom, le nom de famille, les noms d’utilisateur et les mots de passe;
  • Des détails sur les entrevues menées et enregistrées au moyen de la plateforme entre les candidats et les organisations (les « entrevues»), y compris, le cas échéant, le nom des participants, l’heure et la durée de l’entrevue, les cordonnées des participants à l’entrevue, les réponses aux questions posées lors de l’entrevue, la transcription des entrevues et les enregistrements vidéo des entrevues;
  • L’adresse électronique, le prénom et le nom de famille des candidats âgés de plus de 13 ans;
  • Le prénom et le nom de famille des candidats âgés de moins de 13 ans dont les parents ou les tuteurs légaux ont publié des renseignements à leur sujet;
  • Tout autre renseignement personnel que vous avez pu enregistrer en utilisant la plateforme ou pendant l’entrevue, comme les renseignements personnels (p. ex. numéro de téléphone, adresse domiciliaire, etc.) figurant dans un curriculum vitae, une lettre de présentation, un essai ou tout autre document d’entrevue annexe que vous avez publiés (ou publiés au nom d’un enfant candidat de moins de 13 ans) ou dans toute réponse que vous donnez en entrevue;
  • Les renseignements sur la facturation et le mode de paiement des organisations;
  • Les renseignements de géolocalisation;
  • Les dossiers de soutien technique;
  • Les demandes de service et de renseignements;
  • Tout autre renseignement que Kira Talent recueille auprès de vous en vue d’améliorer et de personnaliser ses services.

b. Renseignements ne permettant pas d’identifier une personne

Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements compilés ou rendus anonymes de façon à ce qu’il ne soit pas possible de les associer avec vous ou avec un autre utilisateur (les « renseignements ne permettant pas d’identifier une personne »). Ces derniers peuvent comprendre des données d’entrevue détaillées combinant les renseignements de plusieurs utilisateurs. Ces renseignements, seuls ou cumulés, ne permettent pas d’identifier une personne.

Comment utilisons-nous les renseignements confidentiels?

Kira Talent collecte les renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

  • mettre la plateforme à disposition des utilisateurs afin de faciliter les entrevues entre les candidats et les organisations et dans le cas des candidats qui sont des enfants âgés de moins de 13 ans, faciliter les entrevues entre ces enfants, leurs parents ou leurs tuteurs légaux et les organisations;
  • créer et administrer les comptes d’utilisateur des organisations notamment authentifier les utilisateurs des organisations lorsqu’ils ouvrent une session sur la plateforme;
  • fournir aux candidats un accès à la plateforme et dans le cas des candidats qui sont des enfants âgés de moins de 13 ans, fournir à leurs parents ou à leurs tuteurs légaux l’accès à la plateforme;
  • établir et maintenir des relations commerciales responsables et communiquer avec vous pour fournir des services;
  • répondre à toute correspondance que vous nous avez adressée;
  • comprendre les besoins et les préférences de nos utilisateurs;
  • cibler les publicités pour rejoindre les utilisateurs du site Web;
  • faire appliquer nos Conditions générales;
  • vous fournir des services ou vous adresser des messages administratifs;
  • nous conformer aux exigences prévues par la loi et réglementaires;
  • pour toute autre fin raisonnable pour laquelle vous avez donné votre consentement explicite ou pour laquelle le consentement peut être raisonnablement implicite;

 

Voir « Enfants de moins de 13 ans » ci-dessous pour plus de renseignements.

Comment nous utilisons, collectons et partageons des renseignements ne permettant pas d’identifier une personne

Nous utilisons des renseignements ne permettant pas d’identifier une personne en vue de mieux comprendre et servir nos utilisateurs, personnaliser les services et améliorer le contenu et la fonctionnalité des services.

Par exemple, nous utilisons des renseignements ne permettant pas d’identifier une personne pour le ciblage publicitaire visant les utilisateurs du site Web (mais non les utilisateurs de la plateforme), surveiller le trafic et recueillir des données statistiques.

Nous effectuons également des recherches sur les caractéristiques démographiques et les comportements de nos utilisateurs en fonction des renseignements personnels et des renseignements ne permettant pas d’identifier une personne que nous avons collectés. Ces recherches sont compilées et analysées globalement; ces données d’ensemble ne permettent pas d’identifier une personne en particulier et sont alors considérées et traitées comme des renseignements ne permettant pas d’identifier une personne en vertu de la présente Politique de confidentialité.

Les renseignements ne permettant pas d’identifier une personne ne peuvent, seuls ou avec des renseignements personnels (qui comme expliqué ci-dessus, sont traités comme des renseignements ne permettant pas d’identifier une personne en vertu de la présente Politique de confidentialité), identifier une personne.

Nous recevons et stockons automatiquement certains types de renseignements ne permettant pas d’identifier une personne concernant l’utilisation des services par nos utilisateurs, y compris l’adresse IP, le type de navigateur, les pages Web consultées, le nom du domaine ISP des utilisateurs, la date et l’heure auxquelles les utilisateurs interagissent avec nous et la façon dont ils le font. Nous avons recours à différentes technologies pour recueillir ces renseignements, comme des fichiers journaux, des fichiers témoins, des balises web et des balises pixel.

Nous avons recours à Google Analytics qui utilise des fichiers témoins pour obtenir les renseignements ne permettant pas d’identifier une personne pour analyser le trafic et l’utilisation de nos services afin de compiler globalement les rapports statistiques sur les activités concernant les services et proposer par ailleurs les services à des tiers qui utilisent également Google Analytics. Nous utilisons ces renseignements pour améliorer les services et leur fonctionnalité.

Vous pouvez désactiver les fichiers témoins au moyen des paramètres de votre navigateur. Veuillez consulter la section Aide de votre navigateur pour comprendre comment désactiver les fichiers témoins. Veuillez prendre note que si vous désactivez les fichiers témoins, certaines caractéristiques de nos services pourraient ne pas fonctionner pleinement.

Les renseignements ne permettant pas d’identifier une personne que nous recueillons ne sont pas communiqués à des tiers, sauf dispositions contraires dans la présente Politique de confidentialité, ou à nos sociétés affiliées (voir la définition ci-dessous), nos partenaires commerciaux et d’autres tiers pour décrire nos services et à d’autres fins légales.

Enfants de moins de 13 ans

Nous reconnaissons le fait que la protection de la vie privée des enfants sur Internet soulève des problèmes particuliers. Le site Web et les autres services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans et nous ne recueillerons pas sciemment des renseignements personnels au sujet d’un enfant de moins de 13 ans par l’intermédiaire du site Web ou d’autres services.

Cependant, dans certaines circonstances, et uniquement au moyen de la plateforme, des organisations peuvent faire passer des entrevues à des enfants de moins de 13 ans et simultanément à leurs parents ou tuteurs légaux (par exemple, dans le cadre d’un processus d’admission à un établissement d’enseignement).

Les services sont conçus pour se conformer aux exigences de la LPRPDE et d’autres lois pertinentes sur les services en ligne qui recueillent des renseignements personnels auprès des particuliers, y compris des enfants âgés de moins de 13 ans dans le contexte de ces entrevues. Nous ne prenons PAS les mesures suivantes : (a) collecter les renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 13 ans sans avoir obtenu le consentement préalable des parents ou d’un tuteur légal, b) collecter, utiliser, distribuer des renseignements personnels d’un enfant de moins de 13 ans ou les divulguer à des tiers sans avoir obtenu le consentement préalable des parents ou d’un tuteur légal, sauf dans le cadre des entrevues effectuées au moyen de la plateforme, comme décrit ci-dessous sous les intitulés « Comment utilisons-nous les renseignements personnels? », « Comment nous utilisons, collectons et partageons les renseignements ne permettant pas d’identifier une personne », « Divulgation, conservation et utilisation limitée des renseignements personnels » et « Exigences d’application de la loi », c) inciter les enfants à divulguer plus de renseignements que nécessaire pour participer aux entrevues par l’entremise de la plateforme, par exemple en proposant des champs supplémentaires susceptibles d’encourager les utilisateurs à enregistrer plus de renseignements personnels que ce qui est nécessaire, d) permettre aux enfants de publier ou de distribuer de quelque façon que ce soit leurs renseignements personnels ou e) permettre aux mineurs de créer des comptes ou de s’inscrire pour utiliser la plateforme sans l’intervention d’un parent ou d’un tuteur légal.

Comme pour toute personne dont les renseignements personnels ont été recueillis, les parents et les tuteurs légaux peuvent demander de consulter les renseignements personnels collectés sur leurs enfants par l’entremise de la plateforme et demander de détruire ou de supprimer ces renseignements. Pour ce faire, communiquez simplement avec nous en suivant la procédure énoncée ci-dessous sous l’intitulé « Demandes de renseignements et plaintes à l’égard du non-respect des principes ».

Consentement

Nous respectons votre vie privée et à moins que la loi ne l’exige, nous nous engageons à ne pas collecter, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans avoir obtenu votre consentement préalable.

Veuillez consulter l’intitulé « Enfants de moins de 13 ans » ci-dessous relativement au consentement concernant les enfants de moins de 13 ans. Nous ne collectons PAS les renseignements personnels d’un enfant de moins de 13 ans, sans avoir obtenu le consentement préalable des parents ou d’un tuteur légal.

Votre consentement peut être explicite ou implicite. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement ou par voie électronique. Dans certaines circonstances, votre consentement peut être implicite. Par exemple, le fait de participer à une entrevue ou de nous fournir des renseignements personnels afin de vous inscrire à nos services constitue un consentement implicite à utiliser et divulguer ces renseignements et vous fournir les services afférents, comme mener une entrevue ou y participer.

Généralement, Kira Talent cherche à obtenir, au moment de la collecte, votre consentement avant d’utiliser et de divulguer vos renseignements. Dans certaines circonstances, le consentement relativement à l’utilisation ou à la divulgation peut être demandé après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (par exemple, lorsque Kira Talent souhaite utiliser l’information à des fins qui ne sont pas indiquées ci-dessus). Pour obtenir le consentement, Kira Talent fait des efforts raisonnables pour s’assurer d’informer l’utilisateur des fins précises pour lesquelles les renseignements personnels collectés seront utilisés ou communiqués.

Le type de consentement que Kira Talent cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements divulgués. Pour déterminer le type de consentement approprié, Kira Talent tient compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses utilisateurs. Kira Talent cherche à obtenir un consentement explicite si les renseignements sont susceptibles d’être considérés comme sensibles. Un consentement implicite est généralement suffisant si les renseignements sont moins sensibles.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou des restrictions contractuelles et d’un préavis raisonnable. Pour ce faire, vous devez aviser Kira Talent par écrit. Les candidats peuvent communiquer avec nous (consulter la partie sous l’intitulé « Demandes de renseignements et plaintes à l’égard du non-respect des principes ») afin de nous demander de détruire ou de supprimer les renseignements personnels de nos dossiers.

Divulgation, conservation et utilisation limitée des renseignements personnels

Sauf dans le cadre du processus de l’entrevue entre les candidats et les organisations (ou pour les enfants candidats de moins de 13 ans ou entre ces enfants, leurs parents ou tuteurs légaux et l’organisation) par l’intermédiaire de la plateforme ou conformément à la loi ou dans le cadre d’une transaction commerciale, Kira Talent n’utilisera, ne divulguera et  ne transférera pas les renseignements personnels à d’autres fins que celles décrites ci-dessus sans avoir  précisé et documenté les nouvelles fins et sans avoir obtenu au préalable votre consentement s’il n’est pas raisonnablement implicite.

Exception faite de ce qui précède, Kira Talent ne communique pas vos renseignements personnels à des tiers. Toutefois, vos renseignements peuvent être transférés à des agents, sous-traitants et fournisseurs tiers (les « sociétés affiliées ») qui travaillent sous contrat avec Kira Talent afin de l’aider à fournir et à développer des produits et services. Ces sociétés affiliées doivent utiliser vos renseignements personnels uniquement aux fins précisées dans la présente Politique de confidentialité. Au cas où vos renseignements personnels sont communiqués à des tiers dans le cadre d’une transaction commerciale, Kira Talent s’assure que ce tiers a conclu un accord en vertu duquel la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements sont conformes aux objectifs de la transaction.

Sous réserve de ce qui précède, seuls les employés de Kira Talent et de ses sociétés affiliées dont les activités commerciales ou les fonctions l’exigent raisonnablement sont autorisés à accéder aux renseignements personnels des utilisateurs. Ces employés sont tenus par contrat, comme condition d’embauche, de respecter la confidentialité de ces renseignements.

Kira Talent conserve les renseignements personnels seulement pendant le temps nécessaire aux fins prévues  ou conformément à la loi. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à cette fin sont détruits, supprimés ou rendus anonymes conformément aux directives et procédures établies par Kira Talent.

Demandes d’application de la loi

Nous divulguons vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement si nous recevons une ordonnance, une assignation à témoigner, un mandat ou tout autre document juridique émis par une cour, un tribunal, un organisme de réglementation ou toute autre personne qui a la compétence  d’exiger la divulgation de vos renseignements personnels. Si nous recevons une demande écrite d’un agent de police ou d’un autre organisme d’application de la loi qui peut demander l’accès à vos renseignements personnels dans le cadre d’une enquête, réelle ou potentielle, portant sur la violation d’une loi, nous fournissons le renseignement demandé.

Stockage à l’extérieur du Canada

Nos fournisseurs de service ou nous-mêmes pouvons utiliser ou stocker vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada, sauf si vous avez conclu un accord avec nous indiquant que vos renseignements personnels doivent être stockés uniquement au Canada. Nos exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils protègent vos renseignements personnels. Cependant, si vos renseignements personnels sont utilisés ou stockés à l’extérieur du Canada, ils sont également assujettis aux lois du pays où ils sont utilisés ou stockés.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web assujettis à des normes moins rigoureuses que les nôtres. Nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des pratiques, des politiques ou des mesures en matière de protection des renseignements personnels de tiers exploitant ces sites Web. Nous ne serons pas tenus responsables de la façon dont ces tiers collectent, utilisent ou divulguent vos renseignements personnels. Veuillez consulter les politiques de confidentialité de ces sites Web tiers avant de leur fournir vos renseignements personnels.

Comment puis-je avoir accès à mes renseignements personnels?

Kira Talent vous fournit ou fournit à tout utilisateur, sur demande, des renseignements sur l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels. Kira Talent répond à la demande d’accès d’une personne à ses renseignements personnels dans un délai raisonnable et à un coût minimal ou sans frais. Un utilisateur peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et demander d’apporter les modifications pertinentes.

REMARQUE : Dans certains cas, il est possible que Kira Talent ne soit pas en mesure de fournir à un utilisateur l’accès à tous les renseignements personnels qu’elle détient à son sujet. Parmi ces exceptions figurent les renseignements dont la transmission coûterait trop cher, les renseignements qui contiennent des références à d’autres personnes, les renseignements qui ne peuvent être communiqués pour des motifs juridiques ou de sécurité ou parce qu’ils sont des renseignements commerciaux de nature exclusive ou en raison du secret professionnel de l’avocat. Kira Talent fournit, sur demande, à l’utilisateur les raisons du refus.

Protections

Kira Talent protège vos renseignements personnels en utilisant des moyens de protection appropriés en fonction de la sensibilité des renseignements. Kira Talent protège vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Nos méthodes de protection sont notamment :

  • Des mesures physiques comme des classeurs verrouillés lorsqu’ils ne sont pas en utilisation et l’accès est restreint tant aux emplacements d’affaires en général qu’aux bureaux internes;
  • Des mesures administratives, comme des cotes de sécurité et un accès restreint selon le besoin de savoir;
  • Des mesures technologiques, comme des mots de passe, des pare-feu et le chiffrement.

Demandes de renseignements et plaintes à l’égard du non-respect des principes

Toute personne peut demander des renseignements ou présenter une plainte à l’égard du non-respect des principes relativement à la présente Politique de confidentialité à l’agent de la protection de la vie privée de Kira Talent.

Kira Talent s’engage à établir des procédures pour traiter et recevoir les plaintes et les demandes de renseignements de ses utilisateurs à propos de la façon dont Kira Talent traite les renseignements personnels. Kira Talent enquête sur toutes les plaintes. Toutes les demandes de renseignements ou les plaintes sur la façon dont Kira Talent traite les renseignements personnels ou sur la conformité à la présente politique ou à la LPRPDE doivent être adressées à l’agent de la protection de la vie privée de Kira Talent.

L’agent de la protection de la vie privée doit répondre à toute plainte ou demande dans les quatorze jours ouvrables suivant la réception de la demande. L’agent de la protection de la vie privée doit déployer des efforts raisonnables pour régler ces différends dans les trente jours suivant la réception de la plainte initiale. Si Kira Talent estime que la plainte est fondée, elle prend les mesures qui s’imposent, y compris la modification de ses politiques et procédures, le cas échéant.

Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec notre bureau de la protection des renseignements personnels comme suit :

Courriel : privacy@kiratalent.com

Courrier :

Kira Talent Inc.

À l’attention de : Agent de la protection de la vie privée

48 Hayden Street
Toronto, ON
M4Y 1V8

Généralités

Kira Talent se réserve le droit de modifier ou de réviser la présente Politique de confidentialité, le cas échéant, sans préavis, à son entière discrétion. Ces modifications seront publiées sur notre site Web et entrent en vigueur à la date de publication.

Dernière révision : 8 juin 2017